Centro de Ayuda — Digital One

Guía completa de uso del sistema de control de asistencia Digital One. Usá el índice de la izquierda para navegar directamente a la sección que necesitás.

Introducción #

Digital One es un sistema de control de asistencia y gestión de personal que permite registrar los ingresos y egresos del personal de su empresa. El sistema funciona mediante:

• Huella digital: El empleado apoya su dedo en un lector USB y el sistema lo identifica automáticamente.
• PIN: El empleado ingresa su número de legajo y un código PIN personal.
• Código QR: El empleado muestra su QR personal frente a una cámara.
• Móvil: El empleado ficha desde su smartphone con validación de ubicación GPS.
• Modo demostración: Para pruebas sin necesidad de hardware.

Componentes del sistema #

Requisitos del equipo #

Instalación #

Digital One cuenta con dos instaladores según el tipo de despliegue:

Instalador Completo (Local) #

Este instalador crea todo lo necesario en su equipo, incluyendo SQL Server Express si no lo tiene instalado.

1. Ejecute el archivo DigitalOne_Setup.exe. Si Windows muestra advertencia de seguridad, haga clic en Si.
2. En la pantalla de bienvenida, haga clic en Siguiente.
3. Seleccione modo Local y haga clic en Siguiente.
4. Si no tiene SQL Server Express, el instalador lo instalará automáticamente (5-15 minutos).
5. El instalador creará la base de datos con todas las tablas necesarias.
6. Seleccione los accesos directos deseados (Fichador y Administrador en el escritorio).
7. Haga clic en Instalar y espere a que finalice.
8. Haga clic en Finalizar.

Instalador Cloud (Nube) #

El instalador recomendado para la mayoria de las empresas. La base de datos esta en la nube (~25 MB). Soporta dos modalidades:

• Con codigo de activacion: Para empresas ya dadas de alta por el administrador.
• Plan Free (sin codigo): Para nuevas empresas que desean registrarse directamente.

Con Codigo de Activacion

1. Ejecute DigitalOne_Setup_v1.1.0.exe.
2. Lea la bienvenida y haga clic en Siguiente.
3. Seleccione accesos directos y haga clic en Siguiente.
4. Seleccione "Tengo un codigo de activacion".
5. Escriba o pegue el codigo (formato XXXX-XXXX-XXXX...) y haga clic en Validar Codigo.
6. Si es la primera instalacion en esta PC, seleccione la sucursal donde se ubica esta terminal.
7. Si la PC ya esta registrada, el instalador lo informa y no permite cambiar la sucursal. Para cambiarla, contacte al administrador desde el Portal Web.
8. Haga clic en Instalar y espere.
9. Al finalizar, el instalador muestra las credenciales de administrador (email y contrasena). Estas mismas se envian por email.
10. Haga clic en Finalizar.

Registro Free (sin codigo) #

1. En la pantalla de tipo de instalacion, seleccione "Quiero registrarme con plan Free".
2. Ingrese el nombre de su empresa, su email y seleccione su pais.
3. Haga clic en Siguiente. El sistema valida que el email no este registrado.
4. Complete la instalacion normalmente.
5. Recibira un email de bienvenida con las credenciales de acceso al Portal Web.

Reinstalacion #

Si necesita reinstalar el Fichador o Administrador en una PC que ya estaba registrada:

• Ejecute el instalador normalmente e ingrese el codigo de activacion.
• El sistema detecta que la PC ya esta registrada y muestra la sucursal asignada.
• No se puede cambiar la sucursal desde el instalador. El software se reinstala conservando la configuracion existente.
• Si necesita cambiar la sucursal, hagalo desde el Portal Web > Estructura > Terminales.

Terminales y Sucursales #

Cada PC donde se instala el Fichador se registra automaticamente como una terminal asociada a una sucursal. Reglas importantes:

• La sucursal se elige una sola vez durante la primera instalacion.
• Despues de la instalacion, el Portal Web es la autoridad. Solo el administrador puede cambiar la sucursal de una terminal.
• Si el administrador cambia la sucursal de una terminal desde el portal mientras el Fichador esta abierto, las fichadas se registran correctamente con la nueva sucursal. Sin embargo, la pantalla del Fichador puede mostrar la sucursal anterior hasta que se reinicie.
• Si un empleado intenta fichar y recibe el mensaje "Fichada no permitida", puede deberse a que el administrador redirecciono la terminal a otra sucursal. Cierre y vuelva a abrir el Fichador. Si el problema persiste, contacte al administrador.

Primeros pasos #

Orden recomendado de configuracion:

1. Abra Digital One Administrador.
2. Configure los datos basicos desde el Portal Web: Sucursales, Categorias, Horarios, Sectores.
3. Cargue los Legajos (empleados) — puede importarlos desde Excel o crearlos uno a uno.
4. Registre las huellas digitales desde el Administrador (o asigne PINs desde el Portal).
5. Abra Digital One Fichador en la terminal de fichaje — la computadora se registra automaticamente en la sucursal seleccionada.
6. Pruebe fichando con un empleado registrado.

Fichador #

Al abrir el Fichador, verá la pantalla de fichaje con diseño oscuro profesional:

• Barra superior: Reloj digital grande con logos de empresa e IntegraIA.
• Nombre de empresa y fecha debajo del reloj.
• Barra de modos: Botones horizontales (Huella, PIN, QR, Demo). El modo activo se resalta en dorado.
• Semáforo visual: Tres círculos (rojo/amarillo/verde) indican el estado de la fichada.
• Panel de fichada: Cambia según el modo activo.
• Barra inferior: Nombre de sucursal asignada.

Fichada por Huella Digital #

Modo principal si tiene un lector de huellas conectado:

1. El empleado apoya su dedo en el lector.
2. El semáforo cambia a amarillo (procesando).
3. Verde: Fichada registrada. Muestra nombre y tipo (Entrada/Salida).
4. Rojo: Huella no reconocida. Debe reintentar.

Fichada por PIN #

Disponible siempre, ideal cuando no hay lector de huellas:

1. El empleado ingresa su número de legajo.
2. Ingresa su PIN de 4 a 6 dígitos.
3. El sistema valida y registra la fichada.

Primera vez (sin PIN)

Si el legajo no tiene PIN, el sistema pregunta "¿Desea crear uno ahora?". Si acepta, debe ingresar y confirmar un nuevo PIN de 4 a 6 dígitos.

Cambio forzado por el administrador

Si el administrador marcó "Forzar cambio de PIN", al ingresar su legajo aparece un mensaje obligatorio. No hay opción de cancelar — se abre el formulario de nuevo PIN sin pedir el PIN anterior.

PIN expirado

Si el PIN venció, al ingresar legajo y PIN correctamente, el sistema solicita crear un nuevo PIN antes de completar la fichada.

Cambiar PIN #

Cambio voluntario

En la pantalla de fichada hay un link "Cambiar mi PIN" que abre un formulario:

1. Ingrese su número de legajo.
2. Ingrese su PIN actual.
3. Ingrese el nuevo PIN (mínimo 4 dígitos).
4. Confirme el nuevo PIN.

El sistema valida que el PIN actual sea correcto y que el nuevo sea diferente.

Cambio forzado

Cuando el administrador marca "Forzar cambio" o "Resetear PIN" desde el Portal Web, la próxima vez que el empleado ingrese su legajo será redirigido al formulario de nuevo PIN sin pedir el anterior.

Fichada por QR (Cámara) #

Disponible si la computadora tiene cámara web:

1. Haga clic en el botón QR en la barra de modos.
2. Se activa la cámara con vista previa en pantalla.
3. El empleado muestra su código QR personal frente a la cámara.
4. El sistema lee el QR, valida que pertenezca a la empresa y registra la fichada.
5. Semáforo verde + nombre del empleado y ENTRADA/SALIDA.

Modo Demostración #

Permite fichadas sin hardware biométrico ni PIN. Solo para demostraciones:

1. Se muestra una lista de empleados.
2. El operador selecciona el empleado.
3. Se registra la fichada.

Cambio de modo y detección de hardware #

La barra de modos muestra los modos disponibles como botones. El modo activo se muestra en dorado. Haga clic en otro botón para cambiar al instante.

El Fichador detecta automáticamente el hardware:

• Lector de huellas detectado: Arranca en modo Huella.
• Sin lector + cámara: Arranca en modo QR.
• Sin lector + sin cámara: Arranca en modo PIN.
• Si se conecta/desconecta hardware durante el uso, cambia de modo automáticamente.

Modo emergencia offline #

Si la conexión a internet se interrumpe, el Fichador puede continuar operando de forma autónoma gracias al modo emergencia offline. Esta funcionalidad está disponible en los planes Pro y Enterprise.

Cómo funciona

• El Fichador verifica la conexión con el servidor cada 30 segundos.
• Si detecta 2 fallos consecutivos, activa automáticamente el modo emergencia.
• Un banner rojo aparece en la parte superior indicando "MODO EMERGENCIA — SIN CONEXIÓN".
• Las fichadas por PIN, huella y QR se validan contra una cache local almacenada en el equipo.
• Las fichadas se registran en una cola local y se envían automáticamente al servidor cuando se restablece la conexión.

Indicadores visuales

• Esquina inferior derecha: Muestra brevemente el estado de conexión ("online" u "offline") y la cantidad de legajos en cache.
• Esquina inferior izquierda: Si hay fichadas pendientes de sincronizar, muestra la cantidad (ej: "pendientes: 3 fichadas"). Cuando se sincronizan, desaparece.

Limitaciones

• La cache local se actualiza cada 5 minutos. Si un empleado fue dado de alta segundos antes del corte, puede no estar en la cache.
• El cambio de PIN no está disponible en modo offline.
• Si el Fichador se abre por primera vez sin conexión, la cache estará vacía y el modo emergencia no podrá verificar identidades.

Administrador #

La aplicación Administrador tiene un rol simplificado: solo se usa para registrar huellas digitales y tomar fotos de los empleados. Los datos del legajo se muestran en modo solo lectura — toda la gestión se hace desde el Portal Web.

El menú lateral muestra el logo de su empresa (si fue cargado) y accesos directos a redes sociales y página web.

Registrar huellas digitales #

1. Seleccione el empleado en la lista.
2. Haga clic en el botón de huella.
3. Siga las instrucciones del asistente de enrolamiento.
4. Apoye el mismo dedo 4 veces para capturar la huella.
5. Repita con otro dedo si lo desea.

Capturar foto del empleado #

Desde la pestaña "Legajo", use la cámara web para tomar la foto del empleado. La foto se muestra como imagen redondeada de 180x180 píxeles en el Portal Web y como avatar de 28px en las listas.

El botón Guardar solo persiste las huellas y la foto, no modifica los datos del legajo.

Dispositivo móvil #

Desde la pestaña "Móvil" del formulario de legajos puede:

• Ver el estado del dispositivo móvil del empleado.
• Generar un código de activación para vincular un smartphone.
• Desactivar un dispositivo móvil.

Portal Web #

Abra su navegador y vaya a la dirección proporcionada por su administrador. Ingrese sus credenciales de acceso.

Primer inicio de sesión

Si es la primera vez que accede (con la contraseña temporal), el sistema le pedirá que cambie su contraseña obligatoriamente. Esta pantalla no se puede omitir.

Empresa suspendida

Si recibe el mensaje "El acceso a su empresa ha sido suspendido", contacte a su proveedor para resolver la situación.

Roles de usuario #

Dashboard #

La pantalla principal muestra un resumen en tiempo real:

• Empleados presentes vs ausentes hoy.
• Llegadas tarde del día.
• Total de fichadas (entradas/salidas).
• Gráfico semanal de asistencia.
• Distribución horaria de fichadas.
• Últimas fichadas en tiempo real.

Cada indicador (KPI) es clickeable para ir directamente al detalle.

Gestión de Empleados #

Desde la sección Legajos puede crear, editar y administrar todos los empleados de su empresa. La lista muestra foto (avatar), nombre, sector, categoría, sucursal y estado.

Eliminar un legajo

Puede eliminar un legajo haciendo clic en el ícono de papelera (🗑) en la lista de empleados. La eliminación solo es posible si el legajo no tiene datos asociados:

• Sin fichadas registradas.
• Sin rostros faciales cargados.
• Sin eventos de acceso asociados.

Si el legajo tiene datos asociados, el sistema muestra un mensaje amigable indicando qué información debe eliminar primero antes de poder borrar el legajo. Esto protege la integridad de los datos históricos.

Importar desde Excel #

Los usuarios con rol AdminEmpresa u Operador pueden importar legajos masivamente desde un archivo Excel (.xlsx):

1. Descargar plantilla: Haga clic en el botón "Plantilla". Se descarga un Excel con dos hojas: "Legajos" (columnas y ejemplo) y "Valores válidos" (sectores, categorías, horarios y sucursales cargados en el sistema).
2. Completar la plantilla: Llene las filas con los datos. Campos obligatorios: NumeroLegajo, Apellido, Nombre, Sector, Categoría, Sucursales. Si el legajo pertenece a más de una sucursal, separe con punto y coma (;).
3. Importar: Haga clic en "Importar" y seleccione el archivo. El sistema muestra una vista previa con filas válidas (verde) y con errores (rojo).
4. Confirmar: Haga clic en "Importar N legajos" para insertar las filas válidas. Los legajos existentes se omiten automáticamente.

Formulario de legajo #

El formulario de edición de un legajo tiene las siguientes pestañas:

• Datos: Información personal (nombre, apellido, email, teléfono), organización (sector, categoría, horario), estado, acceso móvil, PIN. Incluye sección Domicilio con 7 campos.
• Sucursales: Asignar/desasignar sucursales donde puede fichar. Al crear un legajo nuevo, es obligatorio asignar al menos una.
• Huellas: Visualización de huellas registradas (se registran desde el Administrador desktop).
• Fichadas: Historial completo con opciones de crear, editar y eliminar fichadas manuales.
• Calendario: Vista mensual con horarios y eventos (ver Calendario personal).
• Móvil: Estado del dispositivo y generación de código de activación.

Fichadas #

Desde la pestaña Fichadas de un legajo puede:

• Nueva fichada manual: Registra con fecha, hora, tipo (Entrada/Salida) y sucursal. Queda marcada con origen "Manual".
• Editar fichada: Modifica fecha, hora, tipo o sucursal. Queda marcada con ícono de lápiz amarillo y la fecha de modificación.
• Eliminar fichada: Con confirmación previa.

Calendario personal #

Vista mensual tipo Google Calendar en la pestaña "Calendario" de cada legajo:

• Grilla mensual: Días del mes con navegación entre meses y botón "Hoy". Sábado y domingo en rojo.
• Horario habitual: Badge gris en cada día (ej: "09:00-18:00").
• Eventos de calendario: Pills azules sobre el día. Los eventos no anulan el horario, son una capa adicional.
• Crear evento: Clic en cualquier día abre un modal con fecha, hora y nota.
• Lista de eventos: Tabla resumen debajo de la grilla.

Novedades: Debajo del calendario se mantiene la sección de novedades:

• Registrar incidencia individual: Tipo, rango de fechas y detalle.
• Registrar vacaciones: Rango de fechas y nota.
• Listado unificado: Incidencias y vacaciones juntas, con filtro por rango y tipo.

Incidencias y Vacaciones #

Las incidencias representan motivos de ausencia o novedades. Al crear una empresa se cargan 20 tipos por defecto:

• Legales (azul): Vacaciones, feriado obligatorio, maternidad, paternidad, matrimonio, fallecimiento, mudanza, examen, donación de sangre, día del gremio.
• Personales (naranja): Enfermedad, accidente laboral, ausencia con/sin aviso, llegada tarde, suspensión, capacitación, trámite personal, licencia sin goce, trabajo remoto.

Registro masivo

1. Desde la lista de incidencias, haga clic en el botón verde de registro masivo.
2. Seleccione el rango de fechas.
3. Filtre legajos por nombre, categoría, sector o sucursal.
4. Seleccione todos o individualmente.
5. El sistema genera un registro por día por legajo (evita duplicados).

Eliminación masiva

Mismo modal — el botón "Eliminar del rango" borra los registros del rango seleccionado para los legajos marcados.

Reportes #

El Portal Web ofrece 5 reportes principales, todos exportables a Excel y CSV:

Incidencias en reportes

Todos los reportes tienen en cuenta las incidencias registradas para cada legajo. Si un empleado tiene una incidencia cargada para un día determinado (ej: enfermedad, licencia, trámite), los reportes lo reflejan:

• Asistencia Diaria: muestra la abreviatura de la incidencia en la columna Estado (en lugar de "Ausente").
• Horas Trabajadas: columna "Incidencias" con el conteo de días. No se contabilizan como ausentes.
• Ausencias: aparecen como motivo justificado (toggle para mostrar/ocultar).
• Llegadas Tarde: los días con incidencia se excluyen del reporte.

Fichadas irregulares

Una fichada se considera irregular cuando la primera entrada del día se registra muy por fuera del rango horario del empleado, superando un margen configurable. Por ejemplo, si el horario es de 9:00 a 18:00 y la tolerancia es de 30 minutos, una fichada a las 18:35 se marca como irregular.

La tolerancia se configura desde Administración > Empresa > Parámetros de Fichadas. Si el valor es 0, la detección se desactiva.

Las fichadas irregulares no se rechazan: se registran normalmente pero se muestran con un badge naranja de alerta en todos los reportes. El administrador puede luego corregir la situación manualmente (crear una fichada de entrada, modificarla, o dejarlo como llamado de atención).

Estructura organizacional #

Desde el Portal Web puede administrar:

• Sucursales: Ubicaciones físicas con dirección, coordenadas GPS y radio de validación. Mapa interactivo para seleccionar ubicación.
• Categorías: Clasificación de empleados (código + nombre).
• Sectores: Áreas o departamentos (código + nombre).
• Horarios: Turnos de trabajo con detalle por día de la semana.
• Feriados: Días feriados del calendario.
• Variables: Configuración general del sistema.

Usuarios #

Desde Administración > Usuarios, el AdminEmpresa puede crear usuarios y asignarles roles. Cada usuario nuevo recibe una contraseña temporal y debe cambiarla en su primer ingreso.

Auditoría #

Desde Administración > Auditoría, el administrador de la empresa puede revisar un registro completo de todas las operaciones realizadas en el sistema.

Se registra automáticamente:

• Login y login fallido — desde Portal Web y desde la app móvil, con IP y origen
• Crear, modificar y eliminar — cualquier entidad (legajos, sucursales, horarios, feriados, etc.)
• Fichada manual — cuando un administrador carga una fichada desde el portal
• Importación Excel — carga masiva de legajos

Filtros: fecha desde/hasta, tipo de acción, tipo de entidad, búsqueda por usuario o descripción.

Para operaciones de modificación y eliminación, puede expandir cada fila para ver los valores anteriores y nuevos en detalle (qué campo cambió, de qué valor a qué valor).

Incluye exportación a CSV y opción de depuración de logs antiguos (3, 6, 12 o 24 meses).

Registro de Accesos #

La vista Registro de Accesos muestra en una sola tabla unificada todas las fichadas y eventos faciales de la empresa. Acceda desde el menú lateral del Portal Web.

Filtros disponibles:

• Fecha: Rango de fechas desde/hasta.
• Sucursal: Filtrar por sucursal específica.
• Legajo: Buscar por nombre o número de legajo.
• Origen: Huella, PIN, QR, Facial, Manual, Web, Móvil.
• Tipo: Entrada (E) o Salida (S).

La tabla muestra 50 registros por página con paginación. Puede exportar los resultados a Excel o CSV.

Noticias #

Los administradores pueden crear noticias para comunicarse con los empleados. Las noticias se publican desde Administración > Noticias y se muestran en dos lugares:

• Dashboard del Portal Web: Los empleados ven las noticias vigentes al ingresar.
• Fichador desktop: Las noticias aparecen en la pantalla principal del Fichador.

Campos:

• Título: Título de la noticia.
• Contenido: Texto del mensaje.
• Fecha desde / Fecha hasta: Período de vigencia. La noticia solo se muestra dentro de este rango.

Configuración de Empresa #

Desde Administración > Empresa se configuran los datos generales de la empresa. Solo los usuarios con rol AdminEmpresa o SuperAdmin pueden acceder a esta sección.

Datos configurables:

• Nombre de la empresa: Razón social.
• Nombre fantasía: Nombre comercial que se muestra en las pantallas.
• Logo: Imagen que aparece en el Fichador, Portal Web y reportes.
• Redes sociales: Links a perfiles de la empresa (Facebook, Instagram, LinkedIn, etc.).
• Contacto: Email, teléfono y dirección de la empresa.

Módulos y Funcionalidades

En la sección Módulos y Funcionalidades de la configuración de empresa, se pueden activar o desactivar funcionalidades del sistema mediante toggles independientes:

• Fichado Móvil habilitado: Activa la sección de terminales móviles y permite a los empleados fichar desde su smartphone.
• Modo Kiosko habilitado: Activa el modo kiosko en las terminales móviles, permitiendo usar un dispositivo fijo como punto de fichaje.
• Digital Face habilitado: Activa el módulo de reconocimiento facial (terminales, rostros, agentes, eventos). Este toggle solo es visible para empresas con licencia Pro o Enterprise que incluyen Digital Face.

Parámetros de Fichadas

La sección Parámetros de Fichadas permite configurar el comportamiento de detección de fichadas irregulares:

• Tolerancia fichada irregular (minutos): Define cuántos minutos después de la hora de salida del horario asignado se considera que una fichada de entrada es irregular. Ejemplo: horario 9:00-18:00, tolerancia 30 → una fichada a las 18:35 se marca como "Irregular". En 0 la detección se desactiva.

Planes y Facturación #

Desde Administración > Planes puede ver, comparar y contratar los planes disponibles:

Los planes Pro y Enterprise incluyen el módulo Digital Face (reconocimiento facial) automáticamente. Los planes Free y Basic no incluyen Digital Face.

El pago se realiza a través de MercadoPago en modalidad mensual o anual (con 20% de descuento en el plan anual). Todos los precios están expresados en dólares estadounidenses (USD).

1. Seleccione el período: Mensual o Anual.
2. Haga clic en Contratar en el plan deseado.
3. Complete el pago en la página segura de MercadoPago.
4. Los nuevos límites se activan automáticamente al confirmar el pago.

Gestión de suscripción: Desde esta misma sección puede ver su plan actual, fecha de vencimiento, y cancelar la suscripción si lo desea. Al cancelar, el plan sigue activo hasta el final del período ya facturado.

Terminales Móviles #

Desde la sección Terminales Móviles del Portal Web puede ver todos los dispositivos móviles registrados, generar códigos de activación y gestionar el acceso móvil.

Activar un dispositivo móvil para un empleado #

1. Haga clic en el botón "Activar Dispositivo".
2. Se abre un buscador. Escriba el nombre o número de legajo para filtrar.
3. Seleccione el empleado deseado de la lista.
4. El sistema genera un código de activación único.
5. El código se envía automáticamente al email del empleado con instrucciones.

También puede generar el código desde la pestaña Móvil dentro del formulario de edición de un legajo individual.

Fichada desde el celular #

Con Digital One Mobile, los empleados fichan directamente desde su smartphone accediendo a la PWA del portal. No necesitan instalar ninguna app — abren el navegador, ingresan y fichan.

• Detección de sucursal en tiempo real: Antes de fichar, la pantalla muestra "Estás en: [nombre de sucursal]" cuando el GPS detecta que el empleado está dentro del radio configurado. Si no se detecta ninguna sucursal, se muestra "Fuera de sucursal" en amarillo. Después de fichar, el resultado confirma la sucursal: "Entrada registrada en [sucursal]".
• Validación GPS: El sistema verifica que el empleado esté dentro del radio de la sucursal antes de permitir la fichada.
• PIN Móvil: Identificación con legajo y PIN personal.
• Instalación como app: Al abrir la PWA por primera vez, aparece un banner para agregar Digital One a la pantalla de inicio del celular. Esto permite acceder con un solo toque, como una app nativa. Compatible con Android e iOS.
• Guía de inicio (onboarding): La primera vez que un empleado abre la PWA, se muestra una guía visual de 3 pasos: (1) instalar la app en el celular, (2) pedir el código de activación al administrador, (3) ingresar con legajo, PIN y código para activar el dispositivo. Se puede omitir y no vuelve a aparecer.
• Multi-empresa: Si el empleado pertenece a más de una empresa, puede seleccionar a cuál fichar.
• Historial con sucursal: En la pestaña Historial, cada fichada del día muestra la hora y la sucursal donde se registró.
• Invertir tipo de fichada: El sistema sugiere automáticamente si es Entrada o Salida según la última fichada. Si la sugerencia no es correcta (por ejemplo, olvidó fichar la salida), toque el botón ⇄ junto al botón FICHAR para invertir entre Entrada y Salida. Después de fichar, la sugerencia se recalcula automáticamente.

Modo Kiosko #

El modo kiosko permite instalar una tablet o dispositivo compartido en una sucursal para que múltiples empleados fichen mediante un código QR personal. La presencia física frente a la cámara es la validación — no necesita GPS.

Circuito completo

1. Configurar el kiosko: Desde el Portal Web, ir a Estructura > Terminales Móviles > Registrar Kiosko. Asignar nombre, sucursal y copiar el Device ID generado.
2. Abrir el kiosko: En el dispositivo (tablet/PC), abrir la URL del kiosko e ingresar el Device ID. La cámara se activa automáticamente.
3. Credencial QR del empleado: Cada legajo tiene un QR único (ver Credenciales QR).
4. Fichar: El empleado muestra su QR frente a la cámara. El sistema valida que pertenezca a la sucursal del kiosko y registra Entrada o Salida automáticamente.
5. Confirmación: Overlay verde con nombre, foto y tipo (Entrada/Salida) durante 3 segundos.

Credenciales QR #

Cada empleado tiene un código QR único que se puede obtener desde:

• Portal Web: Lista de legajos, botón QR por cada legajo.
• PWA Mobile: Pestaña "Mi QR" (tercera pestaña).
• Impreso: Botón "Imprimir QR" en la lista de legajos genera credenciales en formato tarjeta para todos los legajos visibles.

QR Fichada Móvil (cartel imprimible) #

Desde Administración > QR Fichada Móvil el administrador puede generar un cartel QR imprimible con la URL de la PWA mobile:

• Imprimir: Genera una hoja optimizada para impresión con el QR, nombre de la empresa e instrucciones paso a paso. Ideal para pegar en recepción, oficinas o vestuarios.
• Compartir: Botones para enviar el link por WhatsApp, email o copiar al portapapeles.

Los empleados escanean el QR con la cámara de su celular, acceden a la PWA y luego ingresan el código de activación que les dio su supervisor.

Módulo Facial #

El módulo Facial permite gestionar terminales de reconocimiento facial Hikvision, registrar rostros de empleados, controlar accesos por puertas y monitorear eventos de acceso en tiempo real. Está incluido automáticamente en los planes Pro y Enterprise.

El módulo Facial aparece en el menú lateral del Portal Web solo si la empresa tiene FacialHabilitado=true. Este flag se activa automáticamente al contratar un plan que incluye Digital Face.

Terminales Faciales #

Desde Facial > Terminales puede administrar las terminales de reconocimiento facial Hikvision de su empresa.

Campos:

• Nombre: Nombre descriptivo de la terminal (ej: "Entrada Principal").
• Modelo: Seleccione el modelo de la terminal desde un desplegable agrupado por marca. Al seleccionar un modelo, la marca se completa automáticamente. Cada modelo muestra badges con sus capacidades: Facial, Huella, Tarjeta, PIN, Puerta.
• IP: Dirección IP de la terminal en la red local.
• Puerto: Puerto de comunicación (por defecto 8000).
• Usuario / Password: Credenciales de acceso a la terminal.
• Sucursal: Sucursal donde está ubicada la terminal.
• Habilitado: Activar o desactivar la terminal.

Funciones:

• Test de conexión: Verifica que el portal pueda comunicarse con la terminal a través del agente.
• Pestaña Puertas: Configurar las puertas asociadas a la terminal.
• Pestaña Estado Sync: Ver el estado de sincronización de legajos con la terminal.

Rostros #

Desde Facial > Rostros puede gestionar las fotos de rostro de los empleados para el reconocimiento facial.

• Grid de legajos: Muestra todos los empleados con su foto de rostro (o un placeholder si no tienen).
• Upload de foto: Suba una foto de rostro para un empleado. La imagen se redimensiona automáticamente a un máximo de 95 KB para compatibilidad con las terminales Hikvision.
• Eliminar foto: Remueve la foto de rostro del legajo.
• Registrar legajos: Botón para sincronizar masivamente los rostros con todas las terminales faciales (sync bulk).

Agentes (FaceAgent) #

FaceAgent es una aplicación de escritorio que se instala on-premise (en la red local de la empresa) y actúa como puente de comunicación entre el Portal Web y las terminales Hikvision.

1. Instale FaceAgent en una PC de la red local que tenga acceso a las terminales faciales.
2. Desde el Portal Web, vaya a Facial > Agentes y cree un nuevo agente.
3. Configure el agente en FaceAgent con los datos proporcionados (URL del portal, clave de agente).
4. FaceAgent se conecta al portal y queda a la espera de comandos.

Funciones:

• Cola de comandos: El portal encola comandos (sincronizar, eliminar, test) y FaceAgent los ejecuta secuencialmente.
• Estado online/offline: El portal muestra en tiempo real si el agente está conectado.
• Logs: FaceAgent registra todas las operaciones realizadas para diagnóstico.

Barra de menú:

• Agente > Reactivar: Permite reingresar la clave de activación del agente sin necesidad de reinstalar la aplicación.
• Agente > Salir: Cierra completamente la aplicación FaceAgent (no queda en segundo plano).
• Ayuda > Acerca de: Muestra la versión de la aplicación e información del sistema.

Eventos Faciales #

Desde Facial > Eventos puede ver todos los eventos de acceso registrados por las terminales de reconocimiento facial. Los eventos se clasifican en tres categorías:

• Acceso permitido: El empleado fue reconocido y se le permitió el acceso.
• Acceso denegado: El empleado fue reconocido pero no tiene permiso de acceso.
• No reconocido: La persona no fue identificada por el sistema.

Filtros disponibles: fecha, sucursal, terminal, legajo y categoría de evento. Los eventos faciales también aparecen integrados en la vista Registro de Accesos.

Puertas y Permisos #

Cada terminal facial puede tener una o más puertas asociadas. Los permisos de acceso se configuran por legajo, puerta, horario y vigencia.

Configuración:

1. Desde la terminal facial, acceda a la pestaña Puertas y agregue las puertas disponibles.
2. Para cada puerta, asigne los legajos que tienen acceso.
3. Opcionalmente, configure un horario de acceso permitido (ej: lunes a viernes de 8:00 a 20:00).
4. Configure la vigencia del permiso (fecha desde/hasta).

Visitas y Blacklist #

El módulo Facial incluye gestión de visitantes y lista negra:

• Visitas: Registro de visitantes con datos personales, motivo de visita, fecha/hora de entrada y salida. Permite llevar un control de quién ingresa a las instalaciones.
• Blacklist (Lista negra): Personas a las que se les prohíbe el acceso. Si una persona en la lista negra es detectada por una terminal facial, se genera una alerta.

Sincronización #

La sincronización mantiene actualizados los datos de los empleados en las terminales Hikvision. Existen dos modos:

• syncPersons (bulk): Sincroniza todos los legajos con una terminal específica. Filtra automáticamente por sucursal: cada terminal solo recibe los legajos de su sucursal. Un solo comando por terminal.
• syncPerson (individual): Sincroniza un legajo específico con su foto de rostro a todas las terminales de sus sucursales.

Delta sync: El sistema compara los datos locales con los de la terminal y solo envía los cambios (nuevos, modificados, eliminados), optimizando el tiempo de sincronización.

Polling en tiempo real: Desde el formulario del legajo, la pestaña Facial muestra el estado de sincronización por terminal con actualización en tiempo real. Un botón permite sincronizar individualmente y ver el progreso.

Módulo Visitas #

El módulo Visitas (Digital Visit) permite registrar y controlar el ingreso de visitantes a las instalaciones de la empresa. Incluye gestión de empresas visitantes externas, pre-registros con código QR, y un tablero de control en tiempo real.

El módulo se habilita mediante el flag VisitasHabilitado, que se activa desde el Portal de Licencias o desde la Configuración de la empresa. Una vez habilitado, aparece en el menú lateral del Portal Web bajo Visitas.

Roles y permisos

• SuperAdmin, AdminEmpresa, Operador: Acceso completo a todas las funciones del módulo Visitas.
• OperadorVisitas: Rol especializado que solo ve las funciones de Visitas (registro, visitantes, empresas, pre-registros).

Menú del módulo

Al habilitar Visitas, el menú lateral muestra:

• Visitas > Dashboard: Panel de control con KPIs y alertas.
• Visitas > Registro: Tablero de registro rápido de entrada/salida.
• Visitas > Visitantes: Lista y gestión de visitantes registrados.
• Visitas > Empresas: Empresas visitantes externas.
• Visitas > Pre-registros: Visitas agendadas con QR.
• Visitas > Motivos: Catálogo de motivos de visita.
• Visitas > Configuración: Parámetros del módulo.

Registro Rápido #

El tablero de Registro Rápido es la pantalla principal del módulo Visitas, diseñado para que el operador de recepción registre entradas y salidas de visitantes de forma ágil.

Búsqueda del visitante

• Por DNI: Ingrese el número de documento y presione Enter para buscar. Si el visitante ya existe, se completan sus datos automáticamente.
• Por nombre/apellido: Escriba al menos 3 caracteres y el sistema muestra coincidencias con autocompletado.
• Visitante nuevo: Si no se encuentra, se abre un modal de alta rápida con opción de consultar datos en ARCA (ver Consulta ARCA).

Datos del registro

• Empresa visitante: Seleccione con EntitySearch (búsqueda inteligente). Si la empresa no existe, puede crearla inline sin salir de la pantalla.
• Motivo: Seleccione con autocompletado. Si el motivo no existe, puede crearlo inline (el sistema genera automáticamente el código M0001, M0002, etc.).
• Sucursal: Filtrada según los permisos del usuario logueado.

Acciones

• Registrar Entrada: Registra el ingreso del visitante con fecha y hora actual.
• Registrar Salida: Registra la salida de un visitante que está actualmente en sitio.
• Reset: Limpia el formulario para un nuevo registro.

Visitantes en sitio

La tabla inferior muestra todos los visitantes que tienen entrada registrada pero aún no tienen salida. Si un visitante excede el tiempo configurado (ver Configuración), se muestra una alerta de tiempo excedido.

Historial del día

Debajo de la tabla de visitantes en sitio se muestra el historial completo de entradas y salidas del día actual.

Auditoría

Cada registro guarda quién registró la entrada y quién registró la salida, permitiendo trazabilidad completa de las operaciones.

Visitantes #

Desde Visitas > Visitantes puede gestionar el padrón de visitantes de la empresa.

• Lista con filtro: Busque por nombre, apellido o número de DNI.
• Estado: Cada visitante puede estar activo o inactivo.
• Blacklist: Indicador visual si el visitante está en la lista negra. Los visitantes en blacklist generan una alerta al intentar registrar su entrada.
• Contador de visitas: Muestra la cantidad total de visitas registradas para cada visitante.
• Última visita: Fecha y hora de la última visita registrada.

Empresas Visitantes #

Desde Visitas > Empresas puede administrar las empresas externas cuyos representantes visitan sus instalaciones.

CRUD completo

• Consulta ARCA por CUIT: Ingrese el CUIT de la empresa y el sistema consulta automáticamente los datos fiscales en ARCA (razón social, condición ante IVA, domicilio fiscal).
• Razón social: Nombre de la empresa visitante.
• Condición IVA: Responsable Inscripto, Monotributo, Exento, etc.
• Domicilio: Dirección fiscal obtenida de ARCA o ingresada manualmente.
• Contacto: Persona de contacto en la empresa visitante.
• Teléfono y email: Datos de contacto.
• Notas: Campo libre para observaciones.

Pre-registros #

Desde Visitas > Pre-registros puede agendar visitas futuras y generar códigos QR para agilizar el ingreso.

Workflow de estados

• Pendiente: El pre-registro fue creado y espera aprobación (si está configurada la pre-aprobación).
• Aprobado: La visita fue autorizada. Se genera un código QR automáticamente.
• Rechazado: La visita fue denegada.
• Completado: El visitante ya se presentó y fue registrado.

Código QR

Al aprobar un pre-registro, el sistema genera un código QR único. Este QR puede enviarse al visitante por email o WhatsApp. Al presentarlo en recepción, el operador escanea el QR y los datos se completan automáticamente en el tablero de registro.

Filtros

La lista de pre-registros se puede filtrar por fecha (desde/hasta) y por estado (Pendiente, Aprobado, Rechazado, Completado).

Motivos #

Desde Visitas > Motivos puede administrar el catálogo de motivos de visita de la empresa.

• Código: Código único del motivo (ej: M0001, M0002). Se genera automáticamente al crear desde el registro rápido.
• Descripción: Texto descriptivo del motivo (ej: "Reunión comercial", "Mantenimiento", "Entrega de mercadería").
• Orden: Orden de aparición en los desplegables.
• Requiere aprobación: Si está marcado, las visitas con este motivo requieren aprobación previa antes de permitir el ingreso.

Creación inline

Desde el tablero de registro rápido, si el operador escribe un motivo que no existe, puede crearlo inline sin salir de la pantalla. El sistema asigna automáticamente el siguiente código disponible (M0001, M0002, etc.).

Dashboard Visitas #

Desde Visitas > Dashboard puede monitorear la actividad de visitas en tiempo real.

KPIs principales

• En sitio: Cantidad de visitantes actualmente dentro de las instalaciones.
• Entradas hoy: Total de entradas registradas en el día.
• Salidas hoy: Total de salidas registradas en el día.
• Promedio estadía: Tiempo promedio de permanencia de los visitantes.

Indicadores adicionales

• Pre-registros pendientes: Cantidad de pre-registros que esperan aprobación.
• Total visitantes: Cantidad de visitantes únicos en el sistema.
• Empresas visitantes: Cantidad de empresas registradas.
• Visitas semana: Total de visitas en los últimos 7 días.

Alertas

El dashboard muestra alertas para visitantes sin salida que exceden el tiempo configurado en la sección de Configuración. Estas alertas se destacan visualmente para que el operador pueda dar seguimiento.

Gráficos

• Distribución por motivo (hoy): Gráfico circular con las visitas del día agrupadas por motivo.
• Top empresas visitantes (30 días): Ranking de las empresas con más visitas en el último mes.
• Visitas por día (última semana): Gráfico de barras con la evolución diaria de visitas.

Configuración #

Desde Visitas > Configuración puede ajustar los parámetros del módulo de visitas para su empresa.

• Pre-aprobación global: Si está activada, todos los pre-registros requieren aprobación antes de generar el QR.
• Requiere foto: Obliga a tomar una foto del visitante al registrar la entrada.
• Auto check blacklist: Verifica automáticamente si el visitante está en la lista negra al buscar por DNI.
• Pre-registro habilitado: Activa o desactiva la funcionalidad de pre-registros.
• QR habilitado: Permite generar y escanear códigos QR para pre-registros.
• Expiración QR (minutos): Tiempo de validez del código QR generado para un pre-registro. Pasado este tiempo, el QR deja de ser válido.
• Alerta sin salida (minutos): Tiempo tras el cual se genera una alerta si un visitante no registró salida. Se muestra en el dashboard y en la tabla de visitantes en sitio.
• Texto credencial: Texto personalizable que aparece en la credencial impresa del visitante.

Consulta ARCA #

El módulo Visitas permite consultar datos de personas y empresas directamente desde ARCA (Administración Federal de Ingresos Públicos).

Consulta por DNI (personas)

Al ingresar un número de DNI, el sistema prueba automáticamente tres posibles CUILs (prefijos 20, 27 y 23) y devuelve los datos de la persona:

• Apellido y nombre completo
• Domicilio fiscal
• CUIL verificado

Consulta por CUIT (empresas)

Al ingresar un CUIT de empresa, el sistema consulta ARCA y devuelve:

• Razón social
• Domicilio fiscal
• Condición ante IVA (Responsable Inscripto, Monotributo, Exento, etc.)

Requisitos

Sistema de Licencias #

Período de prueba (Trial) #

Al instalar Digital One por primera vez, se activa en modo Trial:

Cuando vence el trial o supera los 5 empleados, se muestra una pantalla de bloqueo. El sistema no permite fichar hasta activar una licencia. Los datos no se pierden.

Activar una licencia #

1. Solicite un código de activación a su proveedor.
2. Ingrese el código en la pantalla de bloqueo o desde el menú Licencias.
3. El sistema se conecta al servidor y activa el plan contratado.
4. Las limitaciones se levantan según el plan.

Requisitos de conectividad

• Al iniciar la aplicación (para validar la licencia).
• Cada 4 horas (heartbeat automático).
• Si pierde conectividad por más de 72 horas, el sistema se bloqueará temporalmente hasta recuperar la conexión.

Planes y precios #

Digital One ofrece cuatro planes adaptados a diferentes tamaños de empresa:

Todos los precios están expresados en dólares estadounidenses (USD). Los planes anuales tienen un 20% de descuento. Los planes Pro y Enterprise incluyen el módulo Digital Face (reconocimiento facial Hikvision) automáticamente.

Cómo contratar o mejorar tu plan

1. Ingresá al Portal Web y navegá a Administración > Planes
2. Elegí el período: Mensual o Anual
3. Hacé click en Contratar en el plan deseado
4. Completá el pago en la página segura de MercadoPago
5. Los nuevos límites se activan automáticamente al confirmar el pago

Cancelar suscripción #

Si necesitás cancelar tu suscripción:

1. Ingresá a Administración > Planes
2. En la sección Gestionar suscripción, hacé click en Cancelar suscripción
3. Confirmá la cancelación en el modal

Importante: Al cancelar, tu plan sigue activo hasta el final del período ya facturado. Cuando venza, el sistema pasará automáticamente al plan Free. El sistema mostrará alertas recordando la fecha de vencimiento e invitándote a recontratar si lo deseás.

Preguntas Frecuentes #

El Fichador no reconoce el lector de huellas

1. Desconecte y vuelva a conectar el lector USB.
2. Espere 10 segundos a que Windows lo reconozca.
3. Si persiste, reinicie la aplicación.
4. Si el lector no funciona, puede usar modo PIN o QR como alternativa.

Un empleado olvidó fichar

Desde el Portal Web, abra el legajo del empleado, pestaña Fichadas, y cree una fichada manual con la fecha y hora correspondientes.

Se perdió el código de activación

Contacte a su proveedor (IntegraIA) para que le regenere un nuevo código.

El sistema dice "Licencia bloqueada por falta de conexión"

Verifique que el equipo tenga conexión a internet. Una vez restaurada, reinicie la aplicación.

¿Puedo instalar el Fichador en varias máquinas?

Sí. Cada terminal de fichaje necesita su propia instalación. Todas pueden apuntar a la misma base de datos.

¿Cómo desinstalo Digital One?

Vaya a Panel de Control > Programas > Desinstalar un programa, seleccione Digital One y siga las instrucciones. La desinstalación no elimina la base de datos ni los registros.

Soporte Técnico #

Todas las aplicaciones de Digital One muestran su versión de build en formato v1.0.0-YYYYMMDDHHMI.

Ante cualquier inconveniente, contacte al soporte con:

• Versión de la aplicación.
• Mensaje de error exacto (captura de pantalla si es posible).
• Nombre del equipo.
• Qué estaba haciendo cuando ocurrió el error.
• Sistema operativo instalado.

Soporte IntegraIA:
Sitio web: integraia.tech
Email: notify@integraia.tech